Privacy policy

** English text see below **

Privacyverklaring B&F Makelaar

Dit is de privacyverklaring van B&F Makelaar, gevestigd aan de Tasmanstraat 126, 2518 VR te Den Haag (hierna: de “Makelaar” of “wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten, potentiële klanten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 070 – 820 98 95 of e-mail: info@bfmakelaar.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl

De Makelaar is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG en andere wet- en regelgeving naleven.

Persoonsgegevens die wij verwerken, grondslag en doeleinden

Klanten (1)
Indien u ons inschakelt voor de verkoop, taxatie of verhuur van een woning, verzoeken wij u om ons de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

•   uw naam, adres, geslacht en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres;
•   de omschrijving en de kenmerken van de woning zoals oppervlakte, kadastrale gegevens, WOZ-waarde, de vraagprijs of huurprijs, etc.;
•   een kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs, waarin wij het BSN-nummer onleesbaar maken;
•   de reden van verkoop of verhuur, (bijv. groter wonen of verandering van werk);
•   de reden van eventuele intrekking van de bemiddelingsopdracht;
•   de akte van levering, alle overige akten waarin rechten gevestigd zijn of worden genoemd m.b.t. uw woning;
•   aanbieding koop van de grond van de gemeente;
•   energielabel;
•   garantiecertificaten, eigendomsbewijzen (bijv. van apparatuur keuken, etc.);
•   hypotheekakten en saldo restant van de hypotheek;
•   aanslagen gemeentelijke belastingen (bijv. OZB, waterschapslasten, rioolrechten etc.);
•   plattegrond(en), (ver)bouwtekeningen, verkoopbrochures, bouwtechnisch rapport;
•   laatst afgegeven premiebeschikking;
•   indien van toepassing samenlevingscontract;
•   indien van toepassing echtscheidingsconvenant en de akte van verdeling;
•   indien van toepassing verklaring van erfrecht;
•   aanschrijving van de gemeente/nutsbedrijven met voorgeschreven herstellingen;
•   huurcontracten;
•   overige stukken welke voor de verkoop, taxatie of verhuur van het pand van belang kunnen zijn.

Wij verwerken deze persoonsgegevens, en andere gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt, om u bij te staan bij de verkoop, taxatie of verhuur van uw woning. De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst die u met ons bent aangegaan.

De kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs vragen wij u omdat wij op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht zijn om onze klanten te identificeren aan de hand van het originele identiteitsbewijs en de gegevens daarvan vast te leggen. Wij maken het BSN-nummer onleesbaar omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking daarvan.

Klanten (2) 

Indien u ons inschakelt voor de aankoop of huur van een woning, verzoeken wij u om ons de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

•   uw naam, adres, geslacht, burgerlijke staat en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres;
•   het zoekprofiel met uw woonwensen, waaronder koopprijs of huurprijs die u wilt betalen;
•   een kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs, waarin wij het BSN-nummer onleesbaar maken;
•   gegevens over uw huidige woning zoals de koop- of huurprijs;
•   de reden van koop of huur, bijvoorbeeld groter wonen of verandering werk;
•   uw leeftijds- en inkomenscategorie en gezinssamenstelling;
•   indien u geïnteresseerd bent in een woning kunnen wij u verzoeken aanvullende  gegevens te verstrekken waarom de verkoper of verhuurder vraagt zoals loonstroken, bankafschriften, werkgeversverklaring, kopie van uw bankpas, verhuurdersverklaring of een uittreksel uit het bevolkingsregister. Indien student (bij huur): bewijs inschrijving Hogeschool of Universiteit, bewijs studiefinanciering. Indien in zelfstandig ondernemer (bij huur): origineel uittreksel KvK (niet ouder dan 1 maand), originele jaarstukken van de afgelopen 2 boekjaren (of accountantsverklaring), originele IB aangiftes of aanslagen van de afgelopen 2 jaar. Indien garantsteller (bij huur) ingevuld garantstellingsdocument.
•   nadat u een woning heeft gekocht of gehuurd: uw nieuwe adres en de transactiegegevens;

Wij verwerken deze gegevens, en andere gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt, om u bij te staan bij het zoeken en aankopen of huren van een woning. De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst die u met ons bent aangegaan.

De kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs vragen wij u omdat wij op grond van de Wwft verplicht zijn om onze klanten te identificeren aan de hand van het originele identiteitsbewijs en de gegevens daarvan vast te leggen. Wij maken het BSN-nummer onleesbaar omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking daarvan.

Betalingsgegevens

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van een rekening voor de diensten die de Makelaar verricht en het ontvangen van betalingen (zoals uw bankrekeningnummer). De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst die u met ons bent aangegaan.

Potentiële klanten

Wij verwerken ook persoonsgegevens van potentiële klanten. Van bezoekers van onze website die het daarop aangeboden zoekformulier invullen leggen we de volgende gegevens vast:

•   naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
•   het zoekprofiel met uw woonwensen, waaronder de maximale koopprijs of huurprijs die u wilt betalen;
•   of u akkoord gaat met het ontvangen van onze nieuwsbrief per e-mail;
•   het tijdstip waarop u het formulier heeft ingevuld.

Van potentiële klanten die ons op andere wijze benaderen – zoals per e-mail, telefoon of door het afgeven van een visitekaartje, verwerken wij de gegevens die zij bij ons achterlaten. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om u de resultaten van een zoekopdracht te versturen of om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

• Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder facturen en andere administratieve bescheiden waarop uw persoonsgegevens vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

• Kopie paspoort
Wij bewaren de kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs gedurende een periode van vijf jaar om te kunnen voldoen aan de bewaarplicht in de Wwft.

• Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende twee jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Met wie delen wij uw gegevens?

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van externe partijen voor:
• Onze softwareoplossingen (bijvoorbeeld via ons CRM-systeem Kolibri);
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzorgen van bouwkundige keuringen;
• Het verzorgen van taxaties en andere waardebepalingen;
• Het controleren van taxatierapporten; validatie-instituten;
• Het vaststellen van WOZ-waardes; gemeenten;
• Andere makelaarskantoren;
• Verzekerings- en/of hypotheekadviseurs.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij kunnen uw gegevens daarnaast aan derden verstrekken indien u ons daarom verzoekt. Zo kunnen wij uw gegevens rechtstreeks aan een notaris verstrekken indien u overgaat tot aan- of verkoop van een woning.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
a.   Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b.   Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
c.   Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
d.   In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
e.   Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.


Versie juni 2018

 

Privacy Statement English

Responsibility for processing such personal data as shown in the present privacy statement rests with B&F Makelaar.

Contact details

Tasmanstraat 126, 2518 VR The Hague
info@bfmakelaar.nl
070 820 98 95

Personal data we process

The reason why B&F Makelaar processes particular personal data pertaining to yourself is that you are a user of our services and/or it is you who has made said data available to us. These are the personal data we process:

General
•  Given name(s) and family name
•  Gender 
• Date of birth
•  Place of birth
• (Residential) Address
•  Telephone number
• E-mail address
•  Copy of your passport or identity cart 
•  ID document number 

When selling, valuating or renting out your property
•  The description and characteristics of the home such as area, cadastral data WOZ value, the asking price or rental price, etc.
•  Reason for moving
•  Reason for the withdrawal of the mediation order
•  The deed of delivery, all other deeds in which rights are established or are mentioned with regard to your home
• Offer from the township to buy the ground
•  Energy label
•  Guarantee certificates, title deeds of equipment of the kitchen for example
•  Mortgage deeds and balance mortgage
•  Municipal taxes
•  Floor plans, renovation drawings, sales brochures, building technical reports
•  Most recently issued premium settlement
• If applicable cohabitation contract
•  If applicable divorce agreement and the deed of division
•  If applicable certificate of inheritance
•  Registration of the municipality / utilities with prescribed repairs
•  Lease contracts
•  Other documents which may be of importance for the sale, valuation or rental of the building. 

Searching for a rental or sale house
•  Reason for renting or buying
•  The search profile with you housing requirements
•  Bank account number
•  Details of current property such as the purchase or rental
•  Your age and income category and composition
•  If you are interested in a rental home, we can ask you to provide additional information that the owner/seller requests. For example: play slips, bank statements, employer’s statement, copy of your bankcard, landlord’s declaration or an extract from the population register. If student (in case of rent): proof of enrolment in the university, proof of student grant. If self-employed (when renting): original extract chamber of commerce (not older than 1 month), original annual documents of the past 2 financial years (or accountant’s declaration), original annual documents of the past 2 financial years (or audit certificate), original IB declaration. If guarantor (when renting) completed guarantee document. 

Personal data of a particular and/or sensitive nature we process

Please note that the garnering of details, through our web site and/or service, concerning individuals under the age of 16 who visit our web site without the express consent of their parent(s) or guardian(s) does not form part of our organisation’s object. Then again we have no way of ensuring that no-one under the age of 16 accesses our web site without parental consent. We would therefore advise all parents (guardians) to monitor their children’s (wards’) on-line activities in order to prevent personal details concerning under-16s being collected without the requisite parental (guardian) consent. We would moreover invite anyone who believes that we have collected personal data concerning a particular minor without said minor’s parent(s) or guardian(s) having consented to get in touch with us by filling in his or her e-mail address, so that we can remove the relevant information.

Our purpose and reason for processing personal data pertaining to yourself

B&F Makelaar processes particular personal data relating to you for the following purposes:

• in order to be able to get in touch with you, by telephone or e-mail, where our service provision renders this necessary;
• in order for us properly to provide you with the services for which you have engaged us;
• in order for us to complete the valuation you have asked us to perform;
• B&F Makelaar will additionally process personal data where prevailing legislation so insists, such as information for compulsory inclusion in our organisation’s tax returns.

Duration of personal data storage

B&F Makelaar will not prolong the storage of your personal data beyond the term needed in order to realise the objectives for which it has collected the relevant details.

We adhere to the following storage terms for the following (categories of) personal data:

Administration
•  We keep our administration including invoices and other administrative documents on which your personal details are mentioned, for a period of seven years after the end of the financial year in order to be able to comply with the formal deposit.
•  Copy passport: we keep the copy of your passport or identity card for a period of five years in order to comply with the obligation to retain in Anti-money laundering and anti-terrorist financing act.
•  Other contact details: we keep other contact data for two years after the last contact, unless you previously submit a request to us to delete it.

Sharing personal data with third parties

B&F Makelaar will share (some of) the personal data pertaining to yourself with certain third parties where this is called for in order for us properly to perform the services for which you have engaged us and – where appropriate – in order for us to comply with our statutory obligations. We will conclude a processing agreement with any businesses we may involve in the processing of details concerning yourself, in order to ensure a uniform level of security and confidentiality where the relevant details are concerned. Responsibility for the relevant processing actions will continue to rest with B&F Makelaar. Please note that B&F Makelaar will only make your personal data available to other third parties on the strict condition that you should have granted us express permission for doing so.

• Our CRM-system Kolibri
• Our (financial) administration
• Architectural inspections
• IT-consultant
• NWWI-system for the processing of valuations or other valuation institutes
• Municipal 
• Other real estate offices 
• Insurance and/or mortgage advisors 
• Notaries 

Transfer of personal data to non-EU territories

B&F Makelaar will share (some of) the personal data pertaining to yourself with certain third parties where this is called for in order for us properly to perform the services for which you have engaged us. (Some of) These third parties may be located outside the European Union or make use of non-EU based servers. Data transfer to non-EU countries will be strictly contingent upon the relevant recipient country (countries) having vouched for security adequacy. It is implicit in your use of the services offered by B&F Makelaar that you are on board with this.

Access to and/or rectification of and/or removal of personal data

You have the right to be granted access to the personal data pertaining to yourself and see to the rectification and/or removal thereof. You are moreover at liberty to cancel the data processing permission you may previously have granted and/or lodge objection to B&F Makelaar processing your personal data. Last but not least, you have a data portability right, which authorises you to ask us to include the personal data we have on you in a computer file and send it on to your organisation(s) of choice.

Please direct your requests for access to and/or rectification and/or removal of personal data, data portability requests and/or instructions aimed at cancellation of permission for and/or lodging of objection to personal data processing to B&F Makelaar accompanied – in order for us to ensure that it was indeed you who submitted the relevant request – by a copy of your ID document in which – for privacy reasons – you have blacked out your photograph, the MRZ (machine readable zone = sequence of numbers) at the bottom of the page, your ID document number and your BSN (citizen service number). We will get back to you promptly, within four weeks at the outside.

B&F Makelaar would for the record point out that you additionally have the option of lodging a complaint with the national watchdog organisation, which in this case is the “Autoriteit Persoonsgegevens” (Data Protection Authority of the Netherlands) or AP for short. The following link is available for this purpose: 
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Personal data security

B&F Makelaar sets great store by ensuring that your personal data should be safe and secure. We have an array of appropriate measures in place aimed against abuse and/or loss of, unauthorised access to and/or unpermitted public disclosure and/or modification of your personal data. If you believe that the security of your data is wanting or there are signs of data abuse, please let us know by telephone or e-mail.


Version July 2018